Politique de dépistage

POUR UN ENVIRONNEMENT SAIN ET SÉCURITAIRE AU SERVICE DU PEUPLE DE DIEU

ENGAGEMENT

Le Diocèse de Sault Ste-Marie s'engage, en tant que communauté de foi, à ce que nous remplissions 

• nos obligations envers ceux et celles que nous servons, particulièrement les enfants, les jeunes et les personnes vulnérables, et que
• nous sauvegardons l'intégrité, la sécurité et la réputation de nos employé(e)s et bénévoles.

Nous pouvons mieux protéger les personnes que nous servons dans notre diocèse et nos paroisses grâce à l'élaboration, l'adoption et la mise en œuvre de mesures de dépistage appropriées, cohérentes et continues. 

I.     PROTOCOL

Le diocèse catholique romain de Sault Ste-Marie, conformément à notre désir de créer un environnement sain et sécuritaire pour tous nos fidèles et de veiller à ne pas entraver l'aspiration de ceux et celles qui souhaitent servir leur communauté, a créé deux groupes de bénévoles.  Les bénévoles sont essentiels et aucune personne n'est plus importante que l'autre, quel que soit le groupe.  Pour le dépistage, les employé(e)s sont automatiquement assigné(e)s au deuxième groupe. 

1.     Le premier groupe, qui portera désormais le titre de « bénévoles de services », sont ceux et celles qui 

a)    n'ont aucune implication directe avec des enfants, des jeunes et/ou des personnes vulnérables; 
b)    ne se retrouvent pas dans des situations délicates en présence solitaire avec des enfants, des jeunes ou des personnes vulnérables; 
c)    n'ont pas un engagement régulier dans la gestion des fonds paroissiaux ou diocésains; et/ou 
d)    qui ne se retrouvent pas dans aucune des situations décrites dans la catégories « bénévoles certifiés ».

2.     Le second groupe, qui portera désormais le titre de « bénévoles certifiés », sont ceux et celles qui:

a)    sont impliquer directement avec des enfants, des jeunes et/ou des personnes vulnérables; 
b)    se retrouvent dans des situations délicates en présence solitaire avec des enfants, des jeunes ou des personnes vulnérables; 
c)    ont un engagement régulier dans la gestion des fonds paroissiaux ou diocésains; et/ou 
d)    œuvrent dans une situation ou fonction désignée telle par le curé ou le comité de dépistage.

Toute personnes, employées, bénévoles, embauchées, nommées, appelées ou mandatées pour servir les fidèles d'une communauté paroissiale ou diocésaine au sein du Diocèse de Sault Ste-Marie, y inclus nos cimetières et fondations, doivent être considérée selon la politique des dix (10) étapes du dépistage.  « Servir » doit être compris comme faisant partie intégrante de notre mission évangélique.

II.     LES 10 ÉTAPES DU PROCESSUS DE DÉPISTAGE

1.    Description de service (poste)

Une description écrite de chaque service, poste, rôle ou responsabilité doit être établie et conservée (tel que, ministre extraordinaire de la sainte communion, liturgie des enfants, cueillette des offrandes, etc…)  Une description de service (poste) propre à chaque paroisse doit être ainsi développé et disponible dans toutes les paroisses.  Cette description doit définir les tâches du service (poste) en question, les lieux de son exécution, les règles de base pour les personnes impliquées et établir des lignes directrices appropriées.

2.    Déterminer le groupe

En règle générale, tous les services, fonctions ou postes doivent être étudiés et évalués afin d'établir le regroupement approprié, « bénévoles de services » ou « bénévoles certifiés ».

Les bénévoles qui sont actifs dans plus d'un service (poste) seront étudiés et évalués en tant que bénévole certifié.  

3.     Processus de recrutement

Que le processus de recrutement pour bénévoles ou employé(e)s soit fait publiquement, dans le bulletin paroissial, dans une autre publication de la paroisse, de vive voix, d'une autre forme de communication publique ou d'une approche personnelle, une « Description de service (poste) » doit être disponible.  

4.     Formulaire de renseignements et code de conduite

Le « Formulaire de renseignements personnels » doit être complété par tous les employé(e)s et les bénévoles et l'original doit être conservé dans le « Dossier confidentiel du bénévole ou de l'employé(e) » qui sera conservé à la paroisse ou au diocèse.  Ceci est essentiel.

Toutes les personnes qui qui désire œuvrer au niveau diocésain ou dans une paroisse doivent recevoir une copie du « Code de conduite diocésain ».  Après avoir lu le code, elles doivent signer le « Formulaire d'attestation » indiquant qu'elles s'y conformeront. Ce formulaire sera ajouté au « Dossier confidentiel du bénévole ou de l'employé(e) ». 

5.     Entrevue - Bénévoles certifiés

Une entrevue est obligatoire pour tous ceux et celles qui désire remplir un service (poste) de la catégorie « bénévoles certifiés ».  Au moins deux personnes seront chargées de faire cette entrevue.  L'entretien consiste à poser des questions sur les antécédents, les compétences, les intérêts et la disponibilité d'une personne.  S'il y a des questions concernant l'aptitude d'une personne pour le service (poste) en question, le curé doit en être informé.  Il faut veiller, lors de tous les entretiens, à ne pas contrarier les personnes qui souhaitent se porter bénévoles.

Les notes prises lors de l'entretien doivent être versées au « Dossier confidentiel du bénévole ou de l'employé(e) », avec le « Formulaire de renseignements personnels » et la description du service (poste).

Nota Bene : Dans le cas où une personne change de paroisse et qu'elle souhaite servir dans sa nouvelle paroisse, elle peut demander qu'une copie de son dossier soit envoyée à sa nouvelle paroisse.  Tout le travail effectué – vérification du casier judiciaire, entretiens, etc... – doit être évalué par le curé qui décidera si un contrôle supplémentaire est nécessaire.

6.     Vérification des références – Bénévoles certifiés

Il est recommandé de procéder à une vérification des références pour tous les bénévoles certifiés.  En communiquant avec les personnes-références, on s'informera au sujet des antécédents et aptitudes de la personne qui désire servir notre communauté.  On doit informer la personne-référence que le candidat/ la candidate œuvrera dans une situation de responsabilité soit avec des enfants, des jeunes, des personnes vulnérables, ou encore dans la gestion de fonds, etc.  Un rapport des vérifications de références doit être gardé dans le « Dossier confidentiel du bénévole ou de l'employé(e) ».

7.     Vérification casier judiciaire – Bénévoles certifiés

Une vérification des antécédents criminels canadiens est nécessaire pour tous les bénévoles certifiés.  Le diocèse de Sault Ste-Marie a conclu un accord avec Sterling Talents Solutions (MyBackCheck), une tierce partie spécialisée dans la vérification complète des antécédents judiciaires (E-PIC).  Des lignes directrices ont été envoyées à toutes les paroisses.

Nota Bene : Les bénévoles qui n'ont pas dix-huit ans ne sont pas tenu par cette exigence.

8.     Orientation et formation

L'orientation et la formation appropriées, y compris les directives pour servir et travailler comme bénévole ou employé(e), doivent être fournies par la paroisse.  Ces personnes doivent signer le formulaire attestant qu'elles ont reçues l'orientation et la formation requise. La personne qui assure l'orientation et la formation doit également signer ce formulaire.  

9.     Supervision et évaluation

La nature de la supervision dépendra du service (poste) ou ministère en question.  Dans le cas des bénévoles certifiés, un rapport de la supervision et l'évaluation sera conservé dans le « Dossier confidentiel du bénévole ou de l'employé(e) ».  L'évaluation se fera au moins une fois par année.  La fréquence et la teneur des évaluations seront déterminées par le curé et le comité de dépistage.  

10.     Participation active

Un lien régulier et continu avec les fidèles qui participent à une activité, un ministère ou un programme, assure que les programmes de la paroisse ou du Diocèse de Sault Ste-Marie sont de bonne qualité et répondent à un besoin concret.  Il est tout à fait essentiel que le curé et/ou la coordonnatrice/le coordonnateur des programmes et services concernées informe les participant(e)s qu'une supervision et une évaluation régulière fait partie du programme afin d'assurer un environnement sain et sécuritaire.

III.     Autres stratégies afin d'assurer un environnement sain et sécuritaire

Lorsqu'un service, poste ou ministère est catégorisé « certifié », tout sera mis en place pour gérer ou du moins réduire toute forme d'inconduite en appliquant une ou plusieurs des stratégies suivantes.

1.     Éliminer le service

Il y a de fait des services, postes, activités ou ministères qui devraient être éliminés si cela peut être perçu comme étant inapproprié.

2.     Modifier l'activité

Changer l'environnement, la durée, le temps, le personnel ou la façon d'offrir un programme ou une activité.

3.     Transférer ou partager la responsabilité civile

Impliquer d'autres organisation ou clubs qui sont mieux équipés pour offrir ce genre de service ou de programme.

4.     Tâches

Définir les tâches des employé(e) et/ou bénévoles dans le but d'offrir un environnement sain et sécuritaire pour tout le monde. S'assurer du dépistage, de l'orientation et de la formation adéquate pour tout le monde ainsi que d'une supervision et d'une évaluation des employé(e)s et bénévoles. 

IV.    Confidentialité et conservation des dossiers

Le diocèse de Sault Ste Marie respecte la législation sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (AIPVP).  La nature même de la sélection des employés et des bénévoles implique la collecte, l'utilisation, la divulgation et la conservation de renseignements personnels.  Le diocèse et les paroisses sont tenus de conserver ces renseignements dans un lieu sûr à accès limité.  Ces renseignements doivent être conservées en permanence et être mises à jour annuellement, tant que la personne est impliquée dans la paroisse ou la communauté diocésaine.  

Les employés et les bénévoles ont le droit d'accéder à leur dossier personnel et confidentiel.  Pour consulter leur dossier personnel, une demande écrite doit être adressée au curé ou à l'Évêque. Avant d'entreprendre un examen de leur dossier, une "Déclaration d'accès à mon dossier personnel" doit être signée. Le curé ou un membre comité des finances doit être présent lorsqu'un employé ou un bénévole prends connaissance de son dossier.  Conformément à cette politique, l'employé ou le bénévole a le droit d'obtenir une copie de son dossier personnel. Toutefois, le diocèse ou la paroisse peut retenir des renseignements qui concernent un tiers.

Les employés ou les bénévoles peuvent demander que toute inexactitude ou désinformation dans le dossier soit corrigée par le diocèse ou la paroisse.  Cette demande doit être faite par écrit. En cas de désaccord concernant les renseignements à corriger, il convient de contacter le bureau de la chancellerie du diocèse de Sault Ste-Marie.

La présente politique sur la confidentialité des dossiers et leur tenue doit être expliquée à tous les employés et bénévoles. (voir la directive N. 40 du Manuel administratif diocésain).

MISE EN ŒUVRE

Le processus de dépistage est une composante permanente du fonctionnement du diocèse de Sault Ste-Marie et de nos paroisses.  Toutes les personnes faisant partie des "bénévoles de service" ou des "bénévoles certifiés seront soumise à ce processus de dépistage.  

Compréhension des termes

Dépistage.

Un processus établi, approprié et équitable servant à créer un environnement sain et sécuritaire pour les personnes au service des paroisses et/ou du Diocèse de Sault Ste-Marie, tant les employé(e)s que les bénévoles et les bénéficiaires.

Enfant.

Une personne de moins de 7 ans accomplis.

Environnement.

La prise en considération des circonstances et des lieux entourant l'offre de service doit être considérée comme une composante essentielle afin d'assurer un environnement sain et sécuritaire.

Jeune.

Une personne se situant entre l'âge atteint de 7 ans accomplis et 18 ans accomplis.

Ministère ou situation à responsabilité.

Une situation où des enfants et/ou des jeunes sont impliqués ou du moins présents sous la supervision d'un ou plusieurs adultes dans un endroit privé ou semi-privé.

Ministère ou situation de service.  

Une situation où des enfants et/ou des jeunes sont présents entourés d'adultes dans un endroit public.

Perception d'autorité.  

La perception d'autorité de la personne offrant un service et le degré de dépendance de la personne qui reçoit le service sont des facteurs déterminant dans la désignation des catégories.  L'environnement est un autre facteur de même que la fréquence des rencontres et l'intimité qui s'y développe.

Personne vulnérable.

Une personne est considérée vulnérable lorsqu'elle ne peut pas se protéger elle-même contre les attaques physiques, verbales, émotionnelles et psychiques de façon régulière. Cette situation peut être causée par raison d'âge, de dépendance physique ou psychique, d'handicap ou autre. Cette situation peut être temporaire ou permanente, complète ou partielle.

Supervision.

Composante essentielle de toute offre de service afin d'assurer un environnement sain et sécuritaire.